Quy trình tổ chức hội thảo chuẩn có mấy bước?

 

Mỗi đơn vị sẽ có những cách riêng trong việc tổ chức hội thảo. Nhưng tựu chung lại, các bước tổ chức hội thảo chuẩn sẽ bao gồm 6 bước sau đây:

 

Bước 1: Lên Concept cho chương trình tổ chức hội thảo

 

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội thảo chuẩn chuyên nghiệp chính là việc lên chủ đề. Có thể thấy, chủ đề của chương trình đóng vai trò rất quan trọng để tạo nên thành công của buổi hội thảo.

 

 

Quy trình tổ chức hội thảo chuẩn có 6 bước

 

Chúng tôi sẽ lấy một ví dụ cho các bạn dễ hình dung hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn cần tổ chức một buổi hội thảo hướng đến khách hàng nhà phân phối. Hãy lựa chọn chủ đề tri ân khách hàng là phù hợp nhất. Một concept xuyên suốt chuỗi chương trình hội thảo sẽ giúp cho sự kiện của bạn chuyên nghiệp và có chiều sâu hơn.

 

Bước 2: Gặp gỡ, làm việc với khách mời

 

Để buổi hội thảo được hoàn hảo hơn nữa thì khách mời hay các diễn giả có sức ảnh hưởng không nhỏ. Chính vì thế, bạn hãy gặp gỡ trao đổi với các khách mời về nội dung của buổi nói chuyện trước, như vậy sẽ thống nhất được thời gian, nội dung hạn chế được tối đa rủi ro khi chương trình diễn ra.

 

Bước 3: Tìm địa điểm tổ chức hội thảo

 

Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp trong bước thứ 3 này là việc tìm địa điểm tổ chức. Tùy vào mục đích của doanh nghiệp sẽ lựa chọn được những địa điểm phù hợp nhất.

 

Xem thêm: Cho thuê hội trường tổ chức kỷ niệm thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp ở đâu tại Hà Nội

 

 

Tìm địa điểm là một bước rất quan trọng trong quy trinh to chuc hoi thao

 

Nếu buổi hội thảo doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn từ 100 người trở lên, có thể tổ chức tại nhà hàng, trung tâm hội nghị. Ngược lại với quy mô nhỏ, ít người tham gia thì một không gian nhỏ như quán cà phê, phòng họp sẽ khá phù hợp. 

 

Bước 4: Chuẩn bị đồ dùng cần thiết

 

Các bước tổ chức hội thảo chuẩn không thể bỏ qua được việc chuẩn bị dụng cụ cần thiết. Hãy trao đổi với bộ phận Marketing, bộ phận tổ chức sự kiện và cả các diễn giả để chuẩn bị những đạo cụ phù hợp nhất. Cần phải set up những cơ sở vật chất gì, bạn đều cần phải lên list 1 cách cẩn thận để đảm bảo không thiết sót bất cứ thứ gì.

 

Bước 5: Thực hiện kế hoạch truyền thông cho buổi hội thảo

 

Bước 5 trong quy trình tổ chức hội thảo chính là “Thực hiện kế hoạch truyền thông cho buổi hội thảo”. Thực chất việc truyền thông cho buổi hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm được những khách hàng tiềm năng cũng như thành viên tham dự như mong muốn. Hãy tận dụng tối đa các kênh truyền thông Social như: Facebook, Zalo, Youtube,... để giới thiệu buổi hội thảo đến nhiều đối tượng hơn. Gửi thư tín cũng là một cách hiệu quả để truyền thông tin đến khách mời, hãy tận dụng email, thư mời để truyền thông cho buổi hội thảo.

 

Không gian rộng lớn của Sparta phù hợp với các buổi hội thảo

 

 

Sparta Beer Club – Địa điểm tổ chức sự kiện, hội thảo chất lượng

 

Bước 6: Công tác chuẩn bị trước khi diễn ra hội thảo

 

Để chuẩn bị đầy đủ nhất các công tác trước khi hội thảo diễn ra, các bạn cần lưu ý như sau:

• Setup không gian tổ chức hội thảo như: vị trí cửa ra vào ở đâu, đặt bảng hướng dẫn, chỉ dẫn cụ thể, trưng bày các sản phẩm của doanh nghiệp, treo banner,...
• Chuẩn bị tài liệu, băng đĩa ghi hình,...
• Quà tặng cho khách mời
• Danh sách khách mời tham dự để kiểm tra
• Máy ảnh, máy quay,...

 

 

Cac buoc to chuc hoi thao không thể thiếu sót khâu này

 

Một quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp chắc chắn sẽ mang lại nhiều hiệu quả tối đa cho các doanh nghiệp. Liên hệ Sparta Beer Club theo đường dây nóng: 0888.165.165 để được tư vấn, hỗ trợ về địa điểm thuê tổ chức sự kiện, hội thảo ấn tượng, rộng rãi và chất lượng nhất tại Hà Thành, cũng như được tư vấn về một quy trình tổ chức hội thảo thật hoàn hảo nhé.