6 lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

 

1. Phải khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời trước khi lựa chọn

 

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những hình thức tổ chức sự kiện được nhiều người ưa chuộng bởi sự thoải mái, không gian thoáng, thoải mái bày biện để từ đó sẽ cho ra nhiều ý tưởng độc đáo.

 

 

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời đẹp

 

Việc khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời trước khi lựa chọn để tiến hành sự kiện là điều vô cùng cần thiết. Chính việc này sẽ giúp chúng ta có cái nhìn thực tế và xem xét được địa điểm này có phù hợp với sự kiện sắp tới hay không, có đáp ứng được cho lượng khách mời lớn hay không. Có phù hợp với concept của sự kiện hay không. Rồi từ đó mới quyết định và lên ý tượng cụ thể việc bố trí các khu vực chính, sân khấu,…

 

Ngoài ra, bạn cần xem xét giao thông tại khu vực này như thế nào. Đường xá đi lại có thuận tiện hay không, có thường xuyên tắc đường, kẹt xe hay không?

 

Xem thêm: Top 4 địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM nổi tiếng bậc nhất

 

2. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phải có bãi giữ xe

 

Một lưu ý quan trong khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời là ban tổ chức sẽ phải tự chuẩn bị bãi giữ xe cho khách. Bạn có thể liên hệ với bên cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời để hỏi về các khu vực giữ xe gần đó hoặc tự mình lên kế hoạch tổ chức một điểm giữ xe tại sự kiện.

 

 

Bãi đỗ xe thuận tiện sẽ giúp sự kiện ghi điểm trong mắt người tham dự

 

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, việc giữ xe trở nên khá phức tạp do đó bạn cần chuẩn bị mọi thứ thật kĩ càng để tránh những rủi ro không đáng có thể xảy ra. Đồng thời, tùy theo tính chất của sự kiện mà phải chuẩn bị khu vực để xe máy, xe ô tô cho phù hợp.

 

3. Thời tiết tại nơi tổ chức sự kiện

 

Trước khi chốt thời gian diễn ra sự kiện, bạn phải tìm hiểu kỹ xem thời tiết ngày bạn định tổ chức có tốt không. Yếu tố thời tiết được coi là yếu tố có vai trò quyết định lớn tới sự thành công của một sự kiện ngoài trời. Chúng ta sẽ chẳng có gì phải bàn cãi nếu thời tiết đẹp, nắng nhẹ ấm áp không mưa bão. Tuy nhiên, chẳng ai có thể lường trước được điều gì sẽ xảy ra, do đó bạn nên chú ý chuẩn bị kỹ các phương án để kịp thời chống đỡ trong trường hợp trời mưa hoặc gió quá lớn.

 

 

Cần xem xét thời tiết thật cẩn thận và có những phương án dự phòng khi thời tiết xấu

 

Cần xem xét tại nơi cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có phông rạp để che chắn khi trời bất ngờ đổ mưa hay hệ thống loa hỗ trợ khi trời gió quá to và loa của ban tổ chức không phát âm thanh đủ lớn hay không.

 

4. Ăn uống tại địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

 

Tại các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời là khách sạn, resort thì việc phụ trách đồ ăn, nước uống thường là do nhà hàng phụ trách. Ngược lại, nếu tổ chức tại các khu vực bên ngoài thì việc chuẩn bị đồ ăn thức uống cho khách cũng vô cùng quan trọng. Ngoài việc đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, đồ ăn cũng phải phù hợp với khẩu vị của các thực khách. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, chúng ta nên xem ở đó có khu vực nấu ăn đảm bảo vệ sinh hay không, giá cả đồ ăn, nước uống như thế nào.

 

 

Ăn uống cũng là một điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

 

5. An ninh tại địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

 

Việc kiểm soát an ninh khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời với lượng người tham gia lớn là điều khá khó khăn cho các nhà quản lý. Không phải địa điểm sự kiện ngoài trời nào cũng có sự hỗ trợ về an ninh do đó nếu không lựa chọn được các địa điểm có hỗ trợ về an ninh các bên tổ chức sự kiện nên chuẩn bị sẵn lực lượng đông đảo để đề phòng trường hợp xấu xảy ra sẽ kịp thời ngăn cản.

 

6. Đừng quên khâu vệ sinh

 

 

Những khâu nhỏ như vệ sinh cũng có tác động rất lớn đến sự kiện của bạn 

 

Tại các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời đông người nhưng không phải ai cũng có ý thức vệ sinh tốt. Do đó, các nhà tổ chức nên đặt nhiều thùng rác, các bảng thông báo hoặc bố trí nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Nên xem xét ở đó đã có sẵn những vật dụng này hay chưa để không mất công chuẩn bị.

 

Việc lên kế hoạch để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời không hề đơn giản. Hi vọng với những lưu ý trên của chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm phù hợp cho mình.

 

Biên soạn nội dung bởi: Spartabeerclub.vn