Cách lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện cho công ty từ A-Z 

1. Định hướng phân loại sự kiện mà bạn muốn thực hiện 

Trước khi đưa ra các hạng mục cho bản kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần biết rằng event sắp tới là làm về cái gì? Là một buổi lễ khai trương chi nhánh mới, lễ khởi công, lễ ra mắt sản phẩm, lễ tri ân khách hàng hay là buổi tiệc liên hoan cuối năm,...Việc xác định được loại sự kiện sắp làm là điều cần rất quan trọng bởi nó sẽ giúp bạn định hướng và hình dung được các đầu công việc sẽ phải thực hiện trong sự kiện. 

Phân loại sự kiện định tổ chức là gì 

2. Xác định mục tiêu và mục đích của sự kiện

Bạn cần phải biết được rằng mục đích của việc tổ chức sự kiện lần này là gì? Mục tiêu là quảng bá sản phẩm, quảng bá thương hiệu, để tri ân hoặc để cho khách hàng dùng thử sản phẩm,...

Hãy đặt ra các câu hỏi càng tiến sát vấn đề càng tốt. Suy nghĩ thật kỹ về mục tiêu sự kiện đó là lời tuyên bố là xương sống để phát triển các hạng mục công việc cho một sự kiện.. Khi bạn biết chính xác mình làm vì điều gì, hướng đến cái gì thì mọi việc sẽ diễn ra trôi chảy hơn bao giờ hết. 

Mục đích hướng tới ở đây không phải là sự kiện sẽ có bao nhiêu người tham gia mà là sau sự kiện bạn sẽ thu được những kết quả gì. Ví như: Quảng bá được dòng sản phẩm mới ra mắt của công ty hay nhận được sự hưởng ứng tích cực của những khách mời tham gia sự kiện. 

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện là gì 

3. Dự kiến thời gian tổ chức sự kiện 

Đây là điều quan trọng nhất trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Lựa chọn thời gian thế nào để mọi người khi nhận được lời mời sẽ phải trả lời luôn rằng: “vâng tôi nhất định đến tham dự” Chắc chắn đây sẽ là một khung giờ thuận lợi phù hợp với mọi người. 

Ví dụ như sự kiện động thổ thì theo quan niệm của người Việt thì đây là nghi lễ khởi ddaauf mang tính trang trọng nên việc lựa chọn ngày đẹp, giờ đẹp hợp với tuổi của chủ đầu tư là điều tối quan trọng. Nó tượng trưng cho một sự khởi đầu may mắn và suôn sẻ. 

4. Lựa chọn địa điểm, cơ sở vật chất tổ chức sự kiện 

Địa điểm tổ chức sự kiện cần có sự tính toán kỹ lưỡng phù hợp với lượng khách mời đến tham gia chương trình. Vào một số thời điểm nhạy cảm như cuối năm, các ngày lễ bạn cần chủ động lựa chọn đặt chỗ trước. DO vậy phải liên hệ với bên cho thuê càng sớm ccangf tốt để lựa chọn khung giờ phù hợp nhất cho sự kiện. 

Bên cạnh đó, việc xác định việc sử dụng không gian, sắp xếp chỗ ngồi và chỗ trống cần thiết cho các hoạt động. Hãy lựa chọn một người nhanh nhẹn đáng tin cậy để phụ trách việc đảm bảo cơ sở vật chất cho sự kiện. 

Lựa chọn địa điểm và cơ sở vật chất hợp lý 

5.Dự kiến ngân sách cho sự kiện 

Hãy tính đến tất cả các chi phí phát sinh có thể. Việc dự trù ngân sách này sẽ giúp bạn cân đối việc chi tiêu trong khâu chuẩn bị và tổ chức sự kiện. Nếu bạn không có dự trù ngân sách bạn chắc chắn sẽ kết thúc sự kiện với một đống hóa đơn dày cộp vượt qua  giới hạn và không biết mình đã chi tiêu vào việc gì. 

6. Công tác hậu cần 

Hãy chuẩn bị một cách tỉ mỉ chu đáo, hãy suy nghĩ về công tác hậu cần cho tất cả mọi thứ 

• Bãi đỗ xe của khách mời sẽ ở đâu? 

• Bố trí như thế nào với không gian địa điểm tổ chức của bạn? 

• Bạn sẽ cần những thiết bị điện nào? 

• Những vật dụng phụ (nước uống cho người phát biểu, phù hiệu, tài liệu quảng cáo, quà tặng...) sẽ khiến bạn sẽ phát sinh thêm những khoản chi phí gì ? 

• Cần bao nhiêu người giúp cho chương trình chạy một cách trơn tru?

• Những điều gì có thể phát sinh gây trở ngại cho event? 

Công tác hậu cần chuẩn bị kỹ lưỡng 

7. Lên kế hoạch tiếp thị và truyền thông cho sự kiện 

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ thật hoàn hảo khi có những bước tiếp truyền thông để thông tin buổi event được đông đảo mọi người biết đến. Hãy tạo một poster dự thảo với đầy đủ chi tiết ngày giờ, địa điểm, tên sự kiện, chủ đề,..Chia sẻ rộng rãi lan tỏa thông điệp tại các phòng ban công ty, mạng xã hội,...

Trên đây là các bước để bạn có được một bản kế hoạch tổ chức sự kiện cho những người mới. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn thực hiện thành công các sự kiện sắp tới.