Hướng dẫn cách tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng từ A-Z
Người đăng
Danh mục
Hội nghị khách hàng là sự kiện được hầu hết các doanh nghiệp lớn và vừa tổ chức hàng năm nhằm mục đích tri ân, đối thoại, thăm dò ý kiến từ phía khách hàng. Cách tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là điều mà rất nhiều các doanh nghiệp đều trăn trở bởi để duy trì được những khách hàng hiện tại và thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng thì loại hình sự kiện này là rất cần thiết.
Trong bài viết dưới đây, Sparta Beer Club sẽ bật mí các bước tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng từ A-Z đảm bảo chuyên nghiệp và thành công rực rỡ.
Các bước tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng tốt nhất
Là một người làm sự kiện thì không thể bỏ qua việc xây dựng quy trình tổ chức sự kiện. Mọi khâu chuẩn bị đều phải được chăm chút kỹ lưỡng để tránh những sai sót đáng tiếc và làm xấu hình ảnh của mình. Bám sát bản kế hoạch đó chính là bí quyết để có được cách tổ chức sự kiện thành công.
Hỏi đáp: Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không?
Xác định thời gian tổ chức
Thời gian là yếu tố tiên quyết vô cùng quan trọng, được xác định dựa trên nhu cầu của khách hàng hiện tại và tiềm năng của doanh nghiệp. Nếu khách hàng là dân công sở, tổ chức vào cuối tuần là ý kiến tuyệt vời. Nếu khách hàng là người cao tuổi, bất cứ ngày nào trong tuần cũng phù hợp.
Để có một hội nghị khách hàng thành công không phải dễ
Xác định địa điểm tổ chức
Cách tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp chính là lựa chọn một địa điểm thật chuyên nghiệp. Các doanh nghiệp trước khi bắt đầu nên có kế hoạch để tìm một địa điểm đảm bảo các yếu tố: có đủ số lượng chỗ ngồi, không gian thoáng đãng phù hợp chương trình, âm thanh ánh sáng luôn sẵn sàng, được trang trí theo chủ đề, giao thông đi lại thuận tiện, có khu vực đỗ xe thoải mái.
Thông điệp được tiếp nhận tốt nhất khi khách hàng ở trong trạng thái thoải mái nhất, vì thế, hãy luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu.
Cách tổ chức sự kiện cần đi theo các bước một cách logic
Lên ý tưởng cho sự kiện
Sau khi đã có được các thông tin về thời gian, địa điểm tổ chức cũng như đối tượng tham gia sự kiện, bạn cần xây dựng một concept hay còn gọi là ý tưởng chủ đạo cho sự kiện. Một sự kiện hay sẽ không thể nào thiếu đi phần ý tưởng chủ đạo bởi nó được xem như là "tinh thần" của chương trình. Ý tưởng này có thể là do cấp trên đưa ra hoặc do chính team tổ chức sự kiện sáng tạo dựa trên những dự kiện có sẵn của sự kiện sao cho hấp dẫn và đúng với tinh thần, thông điệp của chương trình.
Có một kịch bản chương trình hoàn hảo
Kịch bản là thành tố không thể thiếu góp phần tạo nên một hội nghị tổ chức sự kiện thành công. Do đó, việc chuẩn bị kịch bản không thể sơ sài mà cần được đầu tư nhiều chất xám nhất. Hãy tham khảo những mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện độc đáo để có thể xây dựng một chương trình tốt và chất lượng.
Có các bước tổ chức sự kiện khách hàng nào, sẽ diễn ra theo trình tự nào, bắt đầu, nội dung hay kết thúc ra sao; phần nào là điểm nhấn và cần gây ấn tượng; phần nào quan trọng và nên nhắc đi nhắc lại nhiều lần; phần nào nên để khách hàng suy nghĩ và hỏi; khi nào nên truyền đạt thông điệp,... đều cần có một kịch bản để tránh trường hợp "Râu ông nọ cắm cằm bà kia" hay "nói rồi nói nữa nói mãi".
Mỗi hội nghị khách hàng là sự đầu tư rất nhiều thời gian, tâm sức
Luôn lên kế hoạch và điều phối công việc
Hội nghị khách hàng là một sự kiện lớn với cách tổ chức sự kiện khá phức tạp, đòi hỏi rất nhiều đầu mục công việc nhỏ cần chuẩn bị, bắt buộc phải có sự tham gia của một đội ngũ nhân sự trong Công ty. Để sự kiện diễn ra trơn tru, chính doanh nghiệp nên có kế hoạch tổ chức rõ ràng và phân chia công việc cụ thể cho từng nhóm người.
Sau khâu chuẩn bị, các bước tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng sẽ lần lượt diễn ra. Để biết một sự kiện có thành công hay không, có thể đo bằng số lượng khách hàng ở lại đến cuối, bằng số lượng khách hàng mới sau đó, bằng phản hồi của khách hàng trong và sau sự kiện,... Những món quà, sự chu đáo tiễn khách đến phút cuối cùng cũng sẽ là yếu tố giúp doanh nghiệp gây ấn tượng trong mắt khách hàng.
Sparta Beer Club - Địa điểm tổ chức và tư vấn cách tổ chức sự kiện tại Hà Nội
Tổ chức một sự kiện cần đầu tư rất nhiều thời gian, tâm sức và không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng có được một sự kiện thành công. Với một số doanh nghiệp nhỏ không có điều kiện thuê các công ty chuyên nghiệp, nên chủ động tham khảo những mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện trên Internet hoặc từ người quen từng làm để tham khảo. Những người đã có kinh nghiệm sẽ cho tư vấn cho bạn những cách tổ chức sự kiện rất thực tế và hiệu quả.
Nếu gặp khó khăn trong khâu tìm địa điểm hay những băn khoăn về cách tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay với Sparta Beer Club. Chúng tôi không chỉ cung cấp địa điểm chất lượng với hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại mà còn mang đến những tiết mục đặc sắc cũng như tư vấn cho quý khách cách tổ chức sự kiện từ A-Z một cách chuyên nghiệp nhất. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy gọi ngay cho chúng tôi theo hotline 0911.165.165 bạn nhé.
Biên soạn nội dung bởi: Spartabeerclub.vn
Tags:
