​​​​​​​Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hội chợ triển lãm

 

Một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mẫu của nước ngoài

 

Tại sao phải cần thiết lập bảng sự trù kinh phí tổ chức sự kiện?

 

Để một sự kiện hội chợ được tổ chức thành công, đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều yếu tố hợp thành. Trong đó, vấn đề lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là điều cực kỳ quan trọng và phải được ưu tiên hàng đầu trong công tác chuẩn bị cho sự kiện.

 

Đối với người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, cần phải biết dự trù chi phí tổ chức sự kiện tối thiểu đảm bảo không thiếu hụt khi có phát sinh tình huống. Nếu không dự trù trước những phát sinh này, bạn sẽ là người tổ chức sự kiện kém chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Đối với những bạn chưa có kinh nghiệm, việc dự trù cho kinh phí và báo giá tổ chức sự kiện sẽ là vấn đề khó khăn.

 

 

Báo giá chi tiết, dự trù kinh phí để sự kiện diễn ra hoàn hảo nhất

 

Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cho hội chợ triển lãm

 

Nghiên cứu kỹ proposal trước khi lập bảng báo giá và dự trù kinh phí

 

Người tổ chức sự kiện hội chợ chuyên nghiệp sẽ biết dự trù ngân sách tối thiểu cho các khoản chi. Đồng thời, khi đã hoàn thành bảng giá tổ chức sự kiện cho khách hàng, bạn phải có những dự trù nhất định cho các trường hợp phát sinh.

 

Hãy đọc thật kỹ các nội dung trong bảng kế hoạch dành cho một hội chợ triển lãm theo yêu cầu của khách hàng. Sau đó xác định những thứ nào cần thiết cho sự kiện, những yếu tố cần phải chuẩn bị trước. Nếu bỏ qua thao tác này, có thể bạn sẽ bỏ qua những mục quan trọng và không có kinh phí dự trù cho các phát sinh nếu có.

 

 

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện sẽ ứng phó được các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức

 

Liệt kê tất cả các hạng mục

 

Tiếp theo, hãy liệt kê toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho buổi hội chợ triển lãm. Bao gồm cả số lượng, chất lượng và chi phí. Thông thường, bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện này sẽ gồm các khoản như sau:

 

Event	Đơn giá	Số lượng	Tổng cộng
1. Chi phí Design
Thư mời
Thiết kế sân khấu
Welcome banner
Bandrol (1m2x6m)
Poster
Tờ rơi
2. Chi phí in ấn
Invitations
Backdrop
Welcome banner
Bandrol
Poster
Tài liệu
3. Tiền thuê hội trường
4. Chi phí trang trí
Hoa cài áo khách mời
Hoa tặng nhà tài trợ, báo cáo viên
Giỏ hoa để bàn
Lẵng hoa lớn
5. Chi phí thuê thiết bị sự kiện
Âm thanh – ánh sáng
Màn hình – máy chiếu
Laptop
6. Chi phí thuê MC
7. Chi phí văn nghệ
8. Chi phí nhân sự
Tuyên truyền
Tiếp tân
Hướng dẫn viên
9. Chụp hình
10. Quay phim
11. Quà lưu niệm

Sự kiện càng nhiều hoạt động thì khả năng phát sinh kinh phí càng cao hơn. Hơn thế, sẽ rất ít các kiện nào có thể diễn ra 100% đúng như kịch bản. Do đó mà người tổ chức sự kiện cần phải có bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện để ứng phó với những rủi ro phát sinh trong sự kiện.

 

 

Sparta Beer Club địa điểm tổ chức sự kiện yêu thích của nhiều nhãn hàng lớn

 

 

Biên soạn nội dung bởi: Spartabeerclub.vn