Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thông cáo báo chí

 

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thông cáo báo chí

 

Ngày nay, cách tổ chức sự kiện thông cáo báo chí không còn xa lạ với cá nhân hay đơn vị, nhất là doanh nghiệp. Tận dụng tối đa nguồn lực nhằm quảng bá rộng rãi hơn về sản phẩm, dịch vụ. Góp phần thu hút sự quan tâm của giới truyền thông, người tiêu dùng và các đối tác lớn phục vụ mục đích xây dựng, phát triển công ty. Tuy nhiên, mỗi người cần lưu ý áp dụng những nguyên tắc và kinh nghiệm tổ chức sự kiện sau đây:

 

 

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thông cáo báo chí

 

Xác định thời gian và địa điểm

 

Thời gian lý tưởng để tổ chức sự kiện thông cáo báo chí là buổi sáng hoặc đầu giờ chiều. Theo như kinh nghiệm tổ chức sự kiện của những người đi trước, không thực hiện vào thứ Hai vì phóng viên phải bàn họp kế hoạch đầu tuần, thứ Sáu cũng không thích hợp mở họp báo. Do đó, bạn nên chọn thứ Ba, thứ Tư, thứ Năm. Địa điểm tiến hành nên nằm trong trung tâm thành phố nơi tiện lợi để di chuyển. Trường hợp diễn ra xa thì có thể lên kế hoạch dự bị để họ dễ dàng tham dự.

 

Đầu tư vị trí tổ chức sự kiện

 

Khảo sát địa điểm và dự đoán tất cả những tình huống có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Cụ thể như:

• Hình ảnh: Kiểm tra hình ảnh đăng tải, vị trí đặt banner, backdrop và POSM phù hợp.
• Ghế ngồi: Sắp xếp khoa học sao cho không ảnh hưởng đến góc máy quay, không che khuất diễn giả và đường đi của camera qua đám đông.
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng đạt chất lượng tốt.
• Bàn check in báo chí: Đặt đầu lối vào, chuẩn bị sẵn thông tin cần thiết (media kit, thẻ đeo, bảng ký tên phóng viên). Phân công nhân viên đón khách ngay tại sảnh.
• Sảnh đón tiếp và lối ra vào rộng rãi, phòng chờ riêng để diễn giả nghỉ ngơi và không bị làm phiền bởi người tham dự.
• Tiệc nhẹ: Cafe, nước ép, soda, bánh ngọt, trái cây,…

 

 

Tổ chức sự kiện thông cáo báo chí cho doanh nghiệp

 

Hoàn thiện nội dung chương trình

 

Điều quan trọng nhất trong kinh nghiệm tổ chức sự kiện chính là việc hoàn thiện nội dung chương trình về quy trình tổ chức sự kiện đó. Xoáy sâu vào các luận điểm chính, không gây loãng và lan man. Tổng duyệt trước khi thực hiện 1-2 ngày chỉn chu mọi chi tiết.

 

Gửi thư mời đến các cơ quan báo chí

 

Thư mời gửi cơ quan báo chí không được ít hơn nửa trang và không nhiều hơn một trang giấy A4. Thư có đầy đủ tiêu chí: tên đơn vị, mục đích sự kiện, thời gian và địa điểm,… Nhắc lại vào trước ngày diễn ra sự kiện bằng điện thoại, email, fax một lần nữa.

 

 

Cần chú trọng tất cả các khâu trong quy trình tổ chức sự kiện

 

Phát hành thông cáo báo chí

 

Phát hành thông cáo báo chí vào ngày tổ chức là kinh nghiệm tổ chức sự kiện đáng lưu tâm. Nội dung gồm: tên sự kiện họp báo, mục đích tổ chức, khách mời và nội dung chương trình họp báo. Trích dẫn tin trọng tâm. Kiểm soát tin bài, báo cáo với hình ảnh, đường link bài viết sẽ là điều vô cùng cần thiết.

 

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức sự kiện thông cáo báo chí cần lưu tâm. Để được hỗ trợ về các kỹ năng khác cũng như tìm hiểu về địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, hãy liên hệ với Sparta Beer Club theo thông tin dưới đây:

 

 

Biên soạn nội dung bởi: Spartabeerclub.vn