Định nghĩa cơ bản và tầm quan trọng của tổ chức sự kiện

 

Định nghĩa cơ bản về tổ chức sự kiện

 

 

Tổ chức sự kiện là gì?

 

Có rất nhiều tài liệu tổ chức sự kiện để tham khảo, tuy nhiên các khái niệm ở đó thường khá hàn lâm và khó hiểu. Hiểu một cách đơn giản, tổ chức sự kiện chính là một kênh truyền thông với mức chi phí bỏ ra khá cao. Hay tổ chức sự kiện chính là các hội nghị, hội thảo, buổi tọa đảm… giúp quảng bá hình ảnh của thương hiệu, doanh nghiệp tới các đối tác và khách hàng.

 

Tuy nhiên, đây lại được xem là hình thức truyền thông rất phổ biến và được ưa chuộng tai Việt Nam. So với các phương pháp truyền thông truyền thống, tổ chức sự kiện mang lại hiệu quả hơn nhiều.

 

 

Tổ chức sự kiện tại Hà Nội

 

Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện

 

Thực tế cho thấy, tổ chức sự kiện là một trong những công cụ truyền thông của công ty, doanh nghiệp. Đây cũng chính là hình thức giúp cho các công ty, doanh nghiệp giao lưu với đối tác, khách hàng của mình. Vậy tầm quan trọng của tổ chức sự kiện là gì?

 

Thứ nhất – Củng cố, phát triển thương hiệu

 

Tầm quan trọng đầu tiên của tổ chức sự kiện chính là việc giúp các doanh nghiệp củng cố và phát triển được thương hiệu của mình. Theo đó, sự kiện chính là một kênh truyền thông giúp quảng bá, giới thiệu những sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp trên một diện rộng nhất định. Nhờ đó, hình ảnh của công ty/doanh nghiệp sẽ được củng cố và khẳng định được uy tín trên thị trường.

 

Thứ hai – Tìm được những khách hàng tiềm năng

 

Tất nhiên thông qua một chương trình sự kiện nhất là những dịp đặc biệt sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng. Nhờ đó, việc kinh doanh và giới thiệu dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp sẽ được khách hàng tiềm năng trải nghiệm nhanh chóng hơn.

 

 

Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp

 

Thứ ba – Tạo được ấn tượng tốt với khách hàng

 

So với hình thức truyền thông chỉ có trên báo đài, Internet thông qua các chương trình tổ chức sự kiện khách hàng sẽ có cơ hội trải nghiệm, tiếp xúc với sản phẩm, dịch vụ. Có “mắt thấy, tai nghe, tay sờ” thì mới đem lại được sự trải nghiệm hấp dẫn, tốt nhất cho khách hàng. Đây cũng là một trong những cơ hội tốt để các công ty/doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách hàng.

 

Thứ tư – Tạo được điểm nhấn trong chiến dịch Marketing

 

Công ty hay quý doanh nghiệp của bạn chưa biết cách nào để ghi dấu ấn, tạo được điểm khác biệt trong cách Marketing sao cho hiệu quả? Thì việc to chuc su kien tai Ha Noi cũng như các tỉnh thành khác chắc chắn sẽ là một điểm nhấn vô cùng sáng tạo, mang lại nhiều kết quả tốt đẹp cho doanh nghiệp của bạn.

 

Các loại hình tổ chức sự kiện cơ bản

 

Có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện khác nhau. Tùy vào từng quy mô, mục đích cụ thế của doanh nghiệp sẽ lựa chọn được những loại hình tổ chức sự kiện tương ứng. Nhìn chung, các loại hình sự kiện cơ bản bao gồm:

• Tổ chức sự kiện trọn gói
• Tổ chức động thổ công trình
• Tổ chức khánh thành, khai trương cửa hàng
• Tổ chức quảng bá, quảng cáo
• Tổ chức hội thảo, hội nghị, diễn thuyết
• Tổ chức sự kiện tài chính
• Tổ chức sự kiện giáo dục đào tạo
• Tổ chức sự kiện nghệ thuật, quảng bá

 

 

Một sự kiện hội thảo

 

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

 

Một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bài bản nhất bao gồm 3 nội dung chính sau:

• Nội dung công việc trước khi tổ chức sự kiện
• Nội dung công việc trong sự kiện
• Nội dung công việc sau sự kiện

 

Nội dung công việc trước khi tổ chức sự kiện

 

Theo đó nội dung công việc trước khi tổ chức sự kiện tại Hà Nội cũng như tất cả các nơi khác bạn phải xác định rõ chủ đề và nội dung kịch bản chương trình cụ thể. Với chủ đề của sự kiện bị tác động bởi nhiều yếu tố khác nhau như: quy mô, cách thức tổ chức, văn hóa vùng miền, ý kiến khách hàng…

 

Về phần kịch bản chương trình, mỗi công ty/doanh nghiệp cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Bởi kịch bản chương trình sẽ quyết định đến việc doanh nghiệp của bạn có ký được hợp đồng với khách hàng hay không.

 

Sau khi đã chọn được chủ đề, viết được kịch bản chương trình sẽ là khâu phân công công việc cụ thể cho từng phòng ban, từng cá nhân. Hãy đảm bảo rằng tất cả công việc đều đã được phân công cụ thể và các thành viên phải nghiêm túc thực hiện nó.

 

 

Quy trình tổ chức sự kiện cần phải chuẩn bị thật kỹ

 

Nội dung công việc trong sự kiện

 

Trong bước thứ hai này, các bộ phận dựa vào công việc đã được phân công trước đó sẽ bắt đầu thực hiện theo đúng kế hoạch. Trong quá trình thực thi nếu có bất kỳ vấn đề gì hãy trực tiếp báo cho trưởng bộ phận hay trưởng ban tổ chức để xử lý kịp thời nhất.

 

 

Trong sự kiện là lúc phát sinh nhiều vấn đề nhất nên người làm sự kiện đòi hỏi phải phản ứng nhanh

 

Nội dung công việc sau sự kiện

 

Sau khi đã tổ chức sự kiện xong, ekip tổ chức sẽ thực hiện các công việc để thu dọn đồ đạc, trả lại mặt bằng. Đồng thời, các bộ phận cũng có trách nhiệm phải báo cáo lại những công việc của mình cho trường bộ phận. Qua đó, cũng rút ra những kinh nghiệm, thiếu sót cho những chương trình tiếp theo.

 

Nếu quý doanh nghiệp của bạn muốn tìm một không gian, địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội ‘độc nhất vô nhị” với dàn âm thanh, ánh sáng tuyệt đỉnh thì hãy liên hệ với Sparta Beer Club. Chúng tôi sẽ đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng về một dịch vụ tổ chức sự kiện hoàn hảo chất lượng nhất.

 

 

Sparta Beer Club - Địa điểm tổ chức sự kiện lý tưởng tại Hà Nội

 

Sparta Beer Club cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bài bản, uy tín và giá cả cạnh tranh nhất tại Hà Thành. Mọi chi tiết cần tư vấn hay tìm hiểu thêm về Sparta Beer Club, các bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo đường dây nóng: 0911. 165. 165 để được tư vấn về sự kiện tốt nhất.

 

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực vô cùng rộng lớn, đòi hòi rất nhiều kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm. Hy vọng bài viết mà chúng tôi vừa chia sẻ đã mang đến cho bạn một phần nào những thông tin hữu ích nhất về tổ chức sự kiện.

 

Biên soạn nội dung bởi: spartabeerclub.vn