Tổ chức sự kiện ngoài trời cần chú ý gì?

 

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

 

Vấn đề đầu tiên và cũng là quan trọng nhất khi muốn tổ chức sự kiện ngoài trời chính là lựa chọn địa điểm. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời đóng vai trò quyết định đến 80% thành công của sự kiện. Việc tổ chức ngoài trời rất khác với tổ chức trong nhà bởi số lượng người tham dự lớn. Chính vì vậy bạn cần lựa chọn không gian đủ rộng cho tất cả khách mời. 

 

 

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

 

Những chi tiết như bãi đỗ xe hay an ninh trật tự thường dễ bị bỏ qua nhưng lại có vai trò hết sức quan trọng trong việc cân nhắc tìm địa điểm. Hãy tìm một nơi thật hoàn hảo về cả không gian lẫn khâu quản lý tổ chức để cho thấy sự chuyên nghiệp, chu đáo của bạn cũng như làm hài lòng tất cả khách mời có mặt.

 

2. Trang trí sự kiện ngoài trời

 

Trang trí là phần không thể thiếu khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Vì không gian rất rộng nên bạn cần tính toán trang trí làm sao cho hợp lí để có thể làm nổi bật lên khu vực trung tâm của sự kiện. Những đồ vật như bóng bay, hoa, banner hay thảm đỏ thường được sử dụng nhiều trong trường hợp này. Bạn có thể sắp xếp xung quanh hoặc xen kẽ để lấp đầy những khoảng trống trong không gian.

 

 

Trang trí khi tổ chức sự kiện ngoài trời

 

Ngoài ra nên sử dụng thêm hệ thống âm thanh, ánh sáng để tăng hiệu ứng và không khí cho sự kiện. Lưu ý việc trang trí cần đồng đều và thống nhất, tránh mỗi khu vực một kiểu khác nhau sẽ gây mất mỹ quan.

 

3. Lên thực đơn tổ chức sự kiện ngoài trời

 

Dù là tổ chức sự kiện trong nhà hay tổ chức sự kiện ngoài trời thì vấn đề lên thực đơn đồ ăn thức uống cũng vô cùng quan trọng. Tùy vào loại sự kiện cũng như đối tượng tham gia mà bạn có thể chọn đồ ăn ngọt hoặc mặn.

 

 

Tùy vào tính chất sự kiện của bạn để lên thực đơn cho phù hợp

 

Thông thường đối với việc tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ xuất hiện những bữa tiệc buffet vì sự tiện lợi. Khách mời có thể thoải mái di chuyển lựa chọn đồ ăn theo nhu cầu và sở thích. Ban tổ chức cũng cần quan tâm đặc biệt đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Sẽ vô cùng nghiêm trọng nếu vì một sơ suất chủ quan mà dẫn đến tình trạng ngộ độc số đông.

 

4. Những phương án dự phòng khi tổ chức sự kiện ngoài trời

 

Tổ chức sự kiện ngoài trời có nhiều yếu tố rủi ro hơn trong nhà rất nhiều đặc biệt là vấn đề thời tiết, chính vì vậy bạn cần có sẵn những phương án dự phòng khi sự cố xảy ra. Hãy đổi kĩ càng với bên quản lý để đề xuất được cách giải quyết tốt nhất giúp các công tác từ chuẩn bị đến tổ chức diễn ra thuận lợi.

 

5. Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện ngoài trời

 

Một điều nữa bạn phải lưu ý kỹ đó chính là không quên xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện ngoài trời. Kinh phí tổ chức event ngoài trời vào mùa mưa sẽ có sự thay đổi so với mùa nắng, bởi bạn cần chuẩn bị thêm những trang bị phòng ngừa sự thay đổi thời tiết, cho dù bạn có sử dụng tới trong sự kiện hay không. Bởi vậy, không bao giờ được quên dự trù kinh phí cho các phương án B này.

 

 

Tổ chức sự kiện tại Sparta Beer Club

 

Một lời gợi ý cực hấp dẫn cho bạn về không gian tổ chức sự kiện lý tưởng không kém gì tổ chức sự kiện ngoài trời chính là Sparta Beer Club. Với diện tích hơn 800m2, nằm tại khu vực trung tâm quận Đống Đa, Sparta Beer Club trở thành không gian tuyệt vời cho mọi buổi tiệc tùng, tụ tập tại Hà Nội. Từ những sự kiện mang tính tổ chức như tiệc công ty, offline đến những sự kiện mang tính cá nhân như tổ chức sự kiện cầu hôn, tiệc cưới đều phù hợp với mô hình của Sparta Beer Club. Đến đây, quý khách sẽ được hòa mình trong không gian sôi động của âm thanh ánh sáng, những món ăn Á Âu hấp dẫn không thể chối từ cùng vô vàn điều thú vị khác.

 

 

Biên soạn nội dung bởi: Spartabeerclub.vn